Steuern und Werbeartikel
Steuerliche Behandlung von Werbeartikeln beim Schenkenden
Wertgrenzen und Empfänger
Die Finanzverwaltung unterscheidet bei der steuerlichen Behandlung von Werbegeschenken zwischen zwei Parametern:
- Welchen Wert hat das Werbegeschenk?
- Wer ist der Empfänger der Zuwendung?
Für den Wert eines Werbeartikels gibt es verschiedene Grenzen, ab denen sich der Umfang der Besteuerung ändert. Der Wert bestimmt sich nach den Anschaffungs- oder Herstellungskosten des einzelnen Artikels.
Außerdem macht es einen Unterschied, ob der Beschenkte ein Mitarbeiter des eigenen Unternehmens oder ein Kunde oder Geschäftspartner ist.
Der folgende Text ist nach den verschiedenen Wertgrenzen gegliedert. Dies soll die Beantwortung der Frage erleichtern, wie ein Werbeartikel steuerlich zu behandeln ist.
Geschenke bis zu einem Wert von 10 € je Geschenk
Alle Werbegeschenke mit einem Anschaffungs- oder Herstellkosten unter 10,00 Euro gelten als Streuartikel (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EstG). Artikel unter dieser Wertgrenze sind sowohl für den Schenkenden als auch für den Beschenkten steuerfrei. Der Schenkende kann die Ausgaben für die Werbeartikel als Betriebsausgaben absetzen und für den Beschenkten stellen die Werbegeschenke keine steuer- oder sozialversicherungspflichtige Sachzuwendung dar.
Für das Unternehmen stellen sie Betriebsausgaben, die absetzbar ist, dar. Eine Dokumentationspflicht, wer der oder die Empfänger sind, besteht für das Unternehmen nicht.
Dies gilt unabhängig davon, ob der Beschenkte ein Mitarbeiter, ein Kunde oder in Geschäftspartner ist.
Beispiel „Reiseführer als Streuartikel“
Autohaus A versendet zum Jahreswechsel an alle 3.000 Kunden einen Reiseführer der Region; die Anschaffungskosten pro Reiseführer betragen 9,50 €.
Auch die Mitarbeiter des Autohauses erhalten dieses Geschenk.
Die Aufwendungen für die Kunden- und Mitarbeitergeschenke sind für AH als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig. Das Autohaus muss die Empfänger der Geschenke nicht nachweisen.
Bei Einzelanschaffungskosten von weniger als € 10 handelt es sich bei dem verschenkten Reiseführer um einen Streuartikel.
Geschenke im Wertbereich 10,01 € – 35,00 €
Werbeartikel in dieser Wertbereich gelten als Geschenke. Damit ein Werbeartikel mit einem Wert zwischen 10,01 € und 35 € als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar ist, muss er folgende Bedingungen erfüllen:
- Der Wert pro Empfänger und Wirtschaftsjahr darf € 35,00 nicht übersteigen.
- Die Aufwendungen für die Werbegeschenke müssen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben nachgewiesen werden.
Welche Anschaffungskosten- oder Herstellungskosten müssen bei der 35 € Wertgrenze berücksichtigt werden?
Wenn der Schenker zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, zählt nur der Nettopreis zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich, ist der Bruttobetrag anzusetzen.
Nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Selbstständige, die unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen und diese auch in Anspruch nehmen.
Die Kosten für die Personalisierung des Werbeartikels gehören immer zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Die Kosten für einen eventuellen Versand an den Empfänger werden hingegen nicht berücksichtigt.
Beispiel „Wertgrenze und Vorsteuerabzug“
Ein selbständiger Grafiker verschenkt an seine Kunden einen Bildband zum Nettoeinkaufspreis von € 32,95. Unter Berücksichtigung der Umsatzsteuer von 7 % liegt sein Geschenk mit einem Bruttopreis von € 35,26 über der Wertgrenze. Der Grafiker kann seine Aufwendungen nicht als Betriebsausgabe geltend machen.
Anders verhält es sich bei einem Autohändler, der mit Logo und Widmung versehene Firmenchroniken zum gleichen Nettopreis von € 32,95 an seine zahlreichen Kunden zum Firmenjubiläum versenden möchte. Da er mit den Anschaffungskosten unter der Grenze von € 35 bleibt, gelten die Aufwendungen als Betriebsausgaben und mindern seinen zu versteuernden Gewinn.
Wertgrenze € 35 und das Wirtschaftsjahr
Die Summe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten aller Geschenke an einen Empfänger innerhalb eines Wirtschaftsjahres darf € 35 nicht übersteigen. Sobald die € 35-Grenze überschritten wird, sind alle Geschenke an diesen Empfänger keine Betriebsausgaben mehr.
Als Zeitraum für die € 35-Grenze gilt das Wirtschaftsjahr. Wurde das Unternehmen während des Jahres gegründet, entsteht ein Rumpfwirtschaftsjahr, für das die € 35-Grenze ebenfalls gilt.
Empfänger des Geschenks
Empfänger können natürliche Personen aber auch juristische Personen wie Gesellschaften sein. Jeder Empfänger der eindeutig identifiziert werden kann gilt als Empfänger mit seiner eigenen Wertgrenze.
Beispiel: „Empfänger natürliche und juristische Person“
Bei einem Geschenk an die GmbH eines Geschäftsfreundes ist die GmbH der Empfänger und zählt als eine Person. Ein Bildband für diese GmbH im Wert von € 34 ist Betriebsausgabe. Versenden Sie zwei Bildbände, weil die GmbH zwei Geschäftsführer hat, überschreitet die Summe von € 68 die jährliche Wertgrenze und beide Ausgaben für die Bildbände sind keine Betriebsausgaben mehr.
Schicken Sie die beiden Bildbände aber an die namentlich genannten Geschäftsführer der GmbH, ist der Empfänger nicht die eine juristische Person der GmbH, sondern es sind die beiden Geschäftsführer. Für jeden von ihnen gilt wiederum die Jahreshöchstgrenze von jeweils € 35. In diesem Fall sind die € 68 gewinnmindernde Betriebsausgaben.
Nachweispflicht: Ohne Nachweis keine Betriebsausgabe
Voraussetzung für die steuerliche Abzugsfähigkeit von Geschenken ist gemäß § 4 Abs. 7 EStG, dass die Aufwendungen einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Es gilt der Grundsatz: Ohne Aufzeichnung keine Anerkennung als Betriebsausgabe.
Im Rahmen der Buchführung sind die Aufwendungen auf gesonderten Konten zu erfassen. Verwendet der Zuwendende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, sind die Werbegeschenke laufend und einzeln aufzuzeichnen. Die Protokollierung muss von Beginn an, kontinuierlich und zeitnah erfolgen. Umbuchungen nach Ablauf des Wirtschaftsjahres sind unzulässig.
Da die Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe von einer Wertgrenze je natürlicher oder juristischer Person abhängt, müssen die Empfänger der Geschenke aus den Belegen oder Buchungsvermerken ersichtlich sein.
Wenn keine ordnungsgemäße Dokumentation vorliegt, werden die Ausgaben für die Werbeartikel dem steuerlichen Ergebnis hinzugerechnet.
Steuerliche Behandlung von Werbeartikeln beim Empfänger eines Werbeartikels
Steuerliche Konsequenzen ergeben sich auch für den Beschenkten. Er muss das Geschenk als geldwerten Vorteil (Sachzuwendung!) versteuern. Diese Einnahme wird in der Einkunftsart erfasst, in deren Rahmen sie zugeflossen ist.
Bei einem Gewerbetreibenden erhöht das Geschenk seines Lieferanten den Gewinn aus Gewerbebetrieb. Der Arbeitnehmer, der ein Geschenk von einem Geschäftspartner erhält, muss diesen geldwerten Vorteil grundsätzlich seinem Arbeitgeber melden. Dieser hat bei der nächsten Lohnabrechnung die von ihm einbehaltene Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge um den Wert des Geschenks zu korrigieren.
Diese Zurechnung des Wertes des Geschenkes als Arbeitslohn beim Empfänger ist unabhängig davon, ob die Werbeartikel beim Schenker als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig waren oder nicht.
Beispiel für die steuerlichen Folgen eines Geschenks über € 35
Der Verlag „Bücher-als-Werbegeschenk GmbH“ schenkt einem seiner wichtigsten Kunden, einem Autohaus, einen individuell gestalteten Bildband. Der Verlag lässt diesen Bildband in einer Auflage von 1 Stück drucken und so kostet ihn das Werbegeschenk in der Anschaffung € 300. Mit € 300 liegt dieses Geschenk weit über der € 35 Grenze und der Verlag kann dieses Geschenk nicht als Betriebsausgabe absetzen. Das Autohaus muss den Bildband aber trotzdem als geldwerten Vorteil versteuern.
Diese Regelung führt dazu, dass der Empfänger einen Teil des Wertes des erhaltenen Geschenkes selbst in Form von Steuern und Sozialabgaben bezahlen muss. Darüber hinaus muss der Beschenkte beim Schenker den Nettowarenwert des Werbeartikels erfragen. Dies ist notwendig, um den Wert des Geschenks für die Abgaben korrekt angeben zu können. All dies schmälert die Freude über das erhaltene Geschenk erheblich und stellt den Nutzen eines Werbegeschenkes, das etwas Positives ausdrücken soll, in Frage.
Pauschalversteuerung durch den Schenker
Um diese missliche Situation zu beseitigen, sieht das Steuerrecht nach § 37b EStG eine Pauschalversteuerung durch den Schenker vor. Bei dieser Pauschalbesteuerung übernimmt der Schenker die Steuer und der Beschenkte bleibt steuerfrei.
Höhe der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG
Die Pauschalsteuer beträgt 30 % des Wertes der Zuwendung zuzüglich Solidaritätszuschlag (5,5 % der Pauschalsteuer) und Kirchensteuer (7 % der Pauschalsteuer). Insgesamt ist der Wert der Zuwendung mit einem Steuersatz von 33,75 % durch den Zuwendenden zu versteuern.
Beispiel „Pauschalversteuerung von 10 Kochbücher als Werbegeschenk“
Der Verlag „Bücher-als-Werbegeschenk GmbH“ verschenkt zu Weihnachten an 10 seiner Kunden regionale Kochbücher mit persönlicher Widmung. Der Einkaufspreis für den Verlag beträgt abzüglich Vorsteuer € 34,00 je Buch. Der Wert des Geschenks bemisst sich für den Empfänger aber nach dem Betrag, den er hätte aufwenden müssen, wenn er das Kochbuch selbst im Handel erworben hätte. In unserem Fall beträgt der Ladenpreis € 36,38.
34,00 € zuzüglich 7 % Umsatzsteuer von 2,38 € - > € 36,38.
Die Pauschalsteuer von € 122,78 nach § 37b EStG einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer errechnet sich wie folgt:
10 Bücher x € 36,38 (Wert pro Buch) x 33,75 % (Steuersatz inkl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) -> € 122,78 (Pauschalsteuer für 10 Bücher).
| Anschaffungskosten für 10 Kochbücher nach Abzug der Vorsteuer | € 340 |
| Pauschalsteuer nach § 37b EstG inkl. Solidaritätszuschlag, pauschale Kirchensteuer | € 122,78 |
| Summe: Insgesamt steuerlich als Betriebsausgaben abzugsfähig | €462,78 |
Pauschalversteuerung - Dauer und Wirkung der Wahlmöglichkeit nach § 37b EStG
Eine Entscheidung für die Inanspruchnahme der Pauschalierungsmöglichkeit nach § 37b EStG hat immer für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres Gültigkeit. Das Unternehmen übernimmt die Pauschalversteuerung für alle in diesem Wirtschaftsjahr gewährten Geschenke. Unterjährig kann von dieser Regelung nicht abgewichen werden. Erst im darauffolgenden Wirtschaftsjahr besteht die erneute Möglichkeit zu wählen.
Information an den Empfänger über die erfolgte Pauschalversteuerung
Der Zuwendungsgeber hat den Zuwendungsempfänger über die Pauschalbesteuerung zu informieren. Die Mitteilung kann formlos erfolgen. Die Schriftform hat den Vorteil der Dokumentation.
Für den Zuwendungsempfänger ist damit die Versteuerung der Zuwendung abgegolten.
FAQs "Steuern und Werbeartikel"
Aufwendungen für Geschenke an Ihre Mitarbeiter können Sie unabhängig von der Höhe als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dies gilt nur für Sachgeschenke zu einem persönlichen Anlass. Geldgeschenke und andere Geschenke ohne persönlichen Anlass werden anders behandelt. Letztere stellen einen geldwerten Vorteil für den Beschenkten dar. Mehr zum Thema siehe Geschenke an Arbeitnehmer.
Anlässe sind besondere oder persönliche Ereignisse wie zum Beispiel:
- Geburtstagsgeschenk
- Geschenk zur Hochzeit
- Geschenk zum Dienstjubiläum
- Geschenk zur Geburt eines Kindes
- Geschenk bei Dienstantritt oder Funktionswechsel
- Geschenk zur Pensionierung
Übersteigt der Wert des Geschenks diesen Betrag, ist das Geschenk für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Er muss das Geschenk als geldwerten Vorteil - analog zum Arbeitslohn - mit seinem persönlichen Steuersatz versteuern.
Um die Versteuerung des Geschenks beim Arbeitnehmer zu vermeiden, können Sie - ähnlich wie bei Geschenken an Geschäftspartner - das Geschenk pauschal versteuern. Sie übernehmen die Pauschalsteuer und informieren Ihren Mitarbeiter über die erfolgte Versteuerung.
Zur Pauschalversteuerung nach § 37b EStG siehe.